¿Cómo administrar una flota de alquiler?

Administrar una flota de alquiler es una tarea compleja y puede serlo aún más cuando se trata de maquinaria pesada, no sólo por las cada vez más altas exigencias de los clientes, sino que también por los desafíos inherentes a estos grandes equipos.

Se requiere un profundo conocimiento del rubro para manejar diferentes variables en simultaneo, y para ello, es imprescindible contar con información de calidad que permita tomar buenas decisiones.

Existen diversos indicadores que permiten gestionar eficientemente una flota de alquiler y en este contexto Wymaq, plataforma de alquiler de equipos que ya cuenta con presencia en Argentina, Chile y Perú, generó un documento que, de acuerdo con la empresa, lista aquellos factores imprescindibles para desarrollar un negocio saludable.

Disponibilidad de flota

Un factor primordial es conocer el estado general de una flota de alquiler en función de su ocupación, y así tener un control absoluto de la disponibilidad de equipos. Wymaq recomienda que este cálculo se haga por familia de equipos y así poder analizar las particularidades propias de cada segmento. “Se recomienda analizarlo con base diaria o semanal para detectar rápidamente variaciones que afecten al negocio”, dice el documento.

Un aspecto fundamental en el alquiler es conocer y administrar de forma adecuada los costos de mantención. Foto: Adobe - Tomasz Zajda.

De acuerdo con Wymaq, una flota saludable debería contar con rangos cercanos al 72% de equipos alquilados, un 20% de equipos disponibles y un 8% de equipos fuera de servicio.

Utilización del tiempo

Un segundo punto que no puede dejarse de lado es el porcentaje de ocupación, algo que se suele analizar de manera mensual y anual, y puede calcularse por equipo, por familia y/o por la flota total.

“Este índice es relevante ya que permite detectar rápidamente si la flota está rotando adecuadamente o no”, advierte el resumen.

Un rango de utilización considerado saludable está entre un 65 y 80%. Si el porcentaje de su empresa está más cerca del mínimo, quiere decir que la flota no está rotando adecuadamente, pero si está cerca del máximo, puede sugerir que no se están tomando los tiempos necesarios para realizar mantenimientos y servicio técnico a los equipos.

Utilización financiera

Este indicador permite visualizar el retorno en la inversión midiendo el porcentaje de recuperación anual respecto al costo de adquisición de un equipo. Se calcula de forma anualizada y permite evaluar las tarifas de alquiler, comparando el desempeño entre modelos y familias.

Para calcular el porcentaje de utilización financiera, se dividen los ingresos por facturación anual por el costo de adquisición del equipo y se multiplica por 100. Un rango óptimo para este indicador está entre el 40 y 50%.

El conocer la utilización financiera permite comprar los distintos equipos de una flota e identificar aquellos que generan mayor beneficio, otorgando así información relevante para tomar decisiones en la gestión y adquisición de equipos.

Wymaq recomienda, además, profundizar en los análisis de utilización (de tiempo y financiera) y cotejarlos en conjunto.

Gastos de mantención

Wymaq recomienda tener un control absoluto de la disponibilidad de equipos. Foto: Adobe – Enrique del Barrio.

Un factor extremadamente relevante a la hora de administrar una flota de alquiler, son los costos de mantención y conocerlos a cabalidad, teniendo en cuenta el gasto versus los ingresos de un equipo, permite entender cuán eficiente y rentable está siendo una máquina o familia. “Es de esperar que la antigüedad de la flota afecte a este indicador. Es decir, una flota más nueva debería tener menos gastos de mantención”, advierte el documento.

Para este indicador, Wymaq propone apuntar a un rango de entre un 6 y 15%, haciendo una diferencia entre lo que son equipos pesados y livianos.

Para equipos pesados (por ejemplo, aquellos dedicados al movimiento de tierra) se debería apuntar a un rango de entre el 10% y 15%, mientras que las flotas mixtas o livianas (plataformas de acceso, compresores, torres de iluminación, etc), debiesen estar más cerca del rango del 6 al 8%.

Disponibilidad en cliente

“Un indicador que todas las empresas de alquiler deben monitorear permanentemente es la utilización del equipo por parte del cliente”, dice el documento de Wymaq. Para esto deben tomarse en cuenta dos mediciones: la disponibilidad técnica del equipo alquilado y la utilización efectiva por parte del cliente.

La disponibilidad técnica tiene directa relación con la antigüedad y el mantenimiento de la flota y se calcula tomando el número de días de utilización menos los días fuera de servicio y esto se divide por los días posibles de uso. Una métrica razonable indica que debe estar por sobre el 90%, y es más, dependiendo de la exigencia del proyecto, se podría definir por sobre el 95%, “solo se frena para mantención preventiva mensual y chequeos pequeños diarios”, advierte el informe.